ייעוץ עסקי לחברות: תוכנית פעולה כשהרווחיות נשחקת

ייעוץ עסקי לחברות שהמחזור שלהן גבוה והרווחיות שלהן נשחקת מתחיל באבחון ולא בקיצוצים.
קודם מפרקים את הרווח לפי לקוח, מוצר וערוץ מכירה, אחר כך סוגרים דליפות בתמחור, באשראי ללקוחות ובהון החוזר, ורק אז נוגעים במבנה העלויות.
תוכנית פעולה טובה נמדדת בתזרים ובמרווח ולא במחזור, והיא נבנית ל-90 יום עם בעלי תפקידים ויעדים שבועיים.
כשהאמצעים הפנימיים לא מספיקים, קיימת גם אפשרות של שותף או משקיע שנכנס לחברה כחלק מהפתרון הפיננסי.

בקרן השקעות פרוביטי (ט.מ.נ) בע"מ אנחנו מלווים חברות בדיוק בנקודה הזו.
פיליפ גרינהולץ מלווה חברות, עסקים גדולים וארגונים מעל 35 שנה, והליווי שלנו מעשי: ניתוח דוחות כספיים, בינה עסקית, בניית תוכנית והובלת הביצוע, ובמקרים המתאימים גם הבראת חברות.
השירות מיועד לחברות עם מחזור שנתי של 15,000,000 ש"ח ומעלה (או מחזור חודשי של 1,200,000 ש"ח ומעלה).
רוצים לבדוק איפה הרווח נעלם אצלכם?
צרו קשר ונקבע שיחת היכרות.

למה המחזור עולה והרווחיות דווקא יורדת?

מחזור גבוה מסתיר לרוב שלוש תופעות שפועלות במקביל.
המכירות גדלות במחיר של הנחות, עלות המכר עולה מהר יותר מהמחירים, והחברה מממנת יותר אשראי ללקוחות ויותר מלאי מבעבר.
כל אחת מהן לבדה ניתנת לניהול, אבל יחד הן שוחקות גם את הרווח התפעולי וגם את המזומן.

הנה דוגמה להמחשה.
חברה בהיקף 20,000,000 ש"ח מגדילה מכירות ב-20% ל-24,000,000 ש"ח, אבל כדי לסגור עסקאות גדולות היא נותנת הנחות, ו"מרווח גולמי" (מה שנשאר מההכנסות אחרי עלות הייצור או הרכישה הישירה, באחוזים) יורד מ-32% ל-27%.
הרווח הגולמי עומד על 6,400,000 ש"ח לפני הצמיחה ועל 6,480,000 ש"ח אחריה.
ארבעה מיליון שקל של מכירות נוספות הוסיפו 80,000 ש"ח בלבד, עוד לפני שהוצאות השכר, ההפצה והשיווק שהצמיחה דרשה נכנסות לחשבון.

לדברי מנהל כספים ותיק בחברה תעשייתית, "הרווח כמעט אף פעם לא נעלם בהחלטה אחת גדולה, אלא בעשרות החלטות קטנות שאף אחד לא הסתכל עליהן ביחד".
זה התיאור המדויק של מה שקורה בחברות בינוניות וגדולות: מנהל מכירות נותן הנחה, מנהל רכש מאשר ספק יקר כי הוא זמין, ומחלקת הגבייה מאריכה תנאים ללקוח גדול.
כל החלטה סבירה בפני עצמה, והתוצאה המצטברת פוגעת בשורה התחתונה.

גורם נוסף הוא "הון חוזר" (הכסף שנתקע בין תשלום לספקים ולעובדים לבין קבלת התשלום מהלקוחות, כולל המלאי שבדרך).
חברה שגדלה צריכה יותר הון חוזר, ולכן אפשר להציג רווח חשבונאי ובו בזמן לשלם יותר ריבית על מסגרת האשראי.
בנוסף, עלויות קבועות עולות בקפיצות, כמו מחסן חדש, מערכת ERP נוספת או צוות מכירות מורחב, והן נשארות גם כשהצמיחה נעצרת.

איך נראה ייעוץ עסקי לחברות בשלב האבחון?

האבחון נועד לענות על שאלה אחת: מאיפה בדיוק בא הרווח ולאן הוא הולך.
הוא מתחיל באיסוף נתונים מהחברה: דוחות רווח והפסד חודשיים ל-24 עד 36 חודשים, מאזנים, דוח גיול חובות של לקוחות וספקים, מצבת מלאי ופירוט עלויות שכר.
בלי הנתונים האלה כל המלצה היא ניחוש.

על בסיס הנתונים עושים שלוש בדיקות.
הראשונה היא רווחיות לפי לקוח ומוצר, עם "מרווח תרומה" (מה שנשאר מכל מכירה אחרי העלויות המשתנות, כלומר מה שמכסה את העלויות הקבועות ומשאיר רווח).
לקוחות ומוצרים עם מרווח תרומה נמוך או שלילי מופיעים כמעט בכל חברה, ובדרך כלל הם נמצאים בין הגדולים בפעילות.

הבדיקה השנייה היא מחזור המזומנים: ימי לקוחות (DSO, כמה ימים בממוצע עוברים עד שלקוח משלם), ימי ספקים וימי מלאי.
הבדיקה השלישית היא ההתאמה בין ה-EBITDA, הרווח התפעולי לפני פחת וריבית, לבין תזרים המזומנים בפועל.
פער גדול ביניהם מצביע בדרך כלל על הון חוזר שנצבר או על השקעות שלא נרשמו כהוצאה.

את התוצאה מגישים כמפת דליפות: חמש עד שבע נקודות, לכל אחת סכום בשקלים לשנה, בעל תפקיד אחראי ויעד.
משך התהליך תלוי בהיקף הפעילות ובאיכות הנתונים במערכת הנהלת החשבונות וב-ERP.
כאן נכנסים ניתוח דוחות כספיים וניתוח עסקי, ובחברות עם מערכות מידע מפוזרות גם בינה עסקית, כדי שהנתונים יתכנסו למקום אחד ולא יחושבו מחדש בכל פגישה.

מה עושים קודם כדי לעצור את שחיקת הרווח?

הסדר חשוב.
מתחילים בפעולות שמשפיעות מהר על המזומן ולא פוגעות בפעילות הליבה, ומשאירים את השינויים המבניים לשלב שבו התמונה כבר ברורה.
בפועל, רוב התוכניות נראות כך:

תחום	מה בודקים	מדד למעקב
תמחור והנחות	מחירון מול מחירים בפועל, ומי מאשר חריגות	מרווח גולמי לפי לקוח
לקוחות עם תרומה נמוכה	עדכון מחיר, שינוי תנאי תשלום או צמצום היקף	מרווח תרומה לאחר עלויות שירות
גבייה ואשראי	חובות בגיול של 60 יום ומעלה, ותנאי תשלום חריגים	ימי לקוחות (DSO)
רכש וספקים	מחירים מול הצעות חלופיות, תנאי אשראי ספקים	עלות רכש כאחוז מהמחזור
עלויות קבועות	חוזים חוזרים, שכירות, מנויים ושירותים שאינם בליבה	הוצאות קבועות חודשיות

בתמחור, הצעד הראשון הוא להגדיר מי מוסמך לאשר הנחה ובאיזה גובה.
חברות רבות מגלות שהנחות שניתנו "פעם אחת" נשארו בתוקף שנים.
תיקון של שניים עד שלושה אחוזים במרווח בלקוחות הגדולים שווה לעיתים יותר מקיצוץ של כל הוצאות המשרד.

בגבייה ובאשראי, מפרידים בין לקוח שמאחר בגלל תהליך פנימי אצלו לבין לקוח שמנצל את החברה כמימון זול.
במקרה השני משנים תנאים או מבקשים מקדמה.
במקביל מנהלים "תחזית תזרים ל-13 שבועות", כלי שמציג שבוע אחר שבוע כמה כסף נכנס וכמה יוצא, ומאפשר לראות פער לפני שהוא מגיע לבנק.

בצמצום עלויות, הכלל הוא לא לגעת במה שמייצר הכנסה או משמר לקוחות.
בוחנים חוזי שירות חוזרים, שכירות, רישיונות תוכנה ופעילויות שגדלו בלי בעלים ברור.
הוצאות שנוגעות במכירות, בשירות ובאיכות נבחנות אחרונות ובזהירות.
את כל זה מנהלים בישיבת בקרה שבועית של שעה, עם דשבורד של חמישה עד שבעה מדדים שההנהלה רואה באותו מבנה בכל שבוע.

כשהבעיה היא ביצועים תפעוליים ולא תמחור, למשל זמני אספקה ארוכים, פחת או כפל עבודה, נעזרים בייעוץ אסטרטגי לחברות ובייעול תהליכים, שמתחילים בתהליך היקר ביותר ולא בכל התהליכים בבת אחת.

מתי החברה צריכה שותף או משקיע ולא רק יועץ?

יש מצב שבו האבחון נקי, התוכנית נכונה וההנהלה מוכנה לבצע, אבל אין מספיק מזומן לממן את הדרך.
למשל, לקוחות גדולים משלמים בעוד 90 יום, הספקים דורשים תשלום מראש והבנק לא מגדיל את המסגרת.
במצב כזה תוכנית שנראית טוב על הנייר נתקעת בגלל חוסר במימון.

אז נבחנות האפשרויות הפיננסיות.
אפשרות אחת היא ליווי מול הבנק והצגת תוכנית מגובה בנתונים, שמשפרת את הסיכוי למסגרת או לתנאים טובים יותר.
אפשרות שנייה היא גיוס הון, לא חוב, כך שהמימון לא מגדיל את התחייבויות החברה.
אפשרות שלישית, שקיימת אצלנו, היא שהקרן נכנסת כשותפה או כמשקיעה ישירה בחברה, כחלק מפתרון פיננסי למשבר שהחברה לא יכולה לצאת ממנו בכוחות עצמה.

כניסת שותף היא החלטה משמעותית, ולכן היא באה אחרי אבחון ולא לפניו.
בודקים אם לעסק יש ליבה רווחית, אם התוכנית ריאלית ואם התנאים מתאימים לבעלים.
אין הבטחה מראש שכל חברה תתאים.
מי שמתעניין בנושא יכול לקרוא על משקיע לעסק, ובחברות שבהן הפתרון הוא עסקה רחבה יותר, כמו מכירה או איחוד, נכנסים מיזוגים ורכישות.

הסיבה שחשוב לבחון זאת מוקדם היא פשוטה: כשהמזומן עדיין קיים, יש לחברה אפשרויות ותנאים טובים יותר.
כשמחכים עד שהמסגרות מוצו וההנהלה עסוקה בכיבוי שריפות, כל החלטה נעשית בלחץ והתנאים נעשים קשים יותר.

שאלות נפוצות

כמה שאלות שמנהלים ובעלי חברות שואלים לפני שמתחילים תהליך.

כמה זמן עובר עד שרואים שיפור ברווחיות?

את ההשפעה הראשונה רואים בדרך כלל בתזרים, בגבייה ובתנאי הספקים, לעיתים כבר אחרי חודש עד חודשיים.
שיפור במרווח הגולמי לוקח יותר זמן, כי הוא תלוי בחידוש מחירים ובחוזים קיימים.
הקצב בפועל משתנה בין חברות, וטווח ה-90 יום מיועד למדוד מגמה ולא להבטיח תוצאה.

האם חייבים לפטר עובדים כדי להחזיר רווחיות?

לא בהכרח.
בחברות רבות הפער נובע מתמחור, אשראי ורכש, ולא מכוח אדם.
כשכן נדרש שינוי בצוות, הוא מגיע אחרי שבדקו אילו תפקידים תומכים בהכנסה ואילו נוצרו בעקבות צבירת פעילות היסטורית.

אילו נתונים כדאי להכין לפני פגישה ראשונה?

דוחות רווח והפסד חודשיים ל-24 חודשים לפחות, מאזן אחרון, דוח גיול לקוחות וספקים, פירוט מסגרות אשראי בבנקים ורשימת הלקוחות והמוצרים המרכזיים.
גם נתונים חלקיים מספיקים להתחלה, והשלמות נעשות תוך כדי עבודה.

איך נקבע שכר הטרחה בליווי?

שכר הטרחה נקבע בהתאם להיקף הליווי ולמטרות שהוגדרו, באופן שקוף ומוסכם מראש.
את המבנה המדויק מגדירים בשיחה הראשונה, אחרי שמבינים את היקף הפעילות ואת המטרות.

ייעוץ עסקי לחברות עם קרן השקעות פרוביטי (ט.מ.נ) בע"מ: הצעד הבא

מחזור גבוה לא מבטיח רווחיות, ושחיקה כמעט תמיד מתחילה בהחלטות קטנות שמצטברות.
הדרך החוצה עוברת באבחון מסודר, בסדר פעולות נכון ובמעקב שבועי שמבוסס על מספרים.
כשהמימון חסר, יש אפשרויות מעבר ליועץ, כולל כניסת הקרן כשותפה או כמשקיעה.

אצלנו הליווי הוא מעשי: לא מצגת ולא דוח שנשאר במגירה, אלא עבודה צמודה עם ההנהלה לאורך הביצוע.
אם החברה שלכם עומדת במחזור שנתי של 15,000,000 ש"ח ומעלה (או מחזור חודשי של 1,200,000 ש"ח ומעלה) והרווחיות לא הולכת עם המחזור, זה הזמן לפנות.
ייעוץ עסקי לחברות עם קרן השקעות פרוביטי (ט.מ.נ) בע"מ מתחיל בשיחת היכרות אחת, וכדאי לקבוע אותה עוד השבוע.